Posiadanie stacjonarnego biura coraz częściej staje się kosztownym luksusem. Chociaż wiąże się to z pewnymi korzyściami, to generuje dużo opłat, których na dłuższą metę dałoby się uniknąć. Coraz popularniejszą alternatywą, wybieraną przez freelancerów i małych przedsiębiorców, są tak zwane biura wirtualne. Czym są, jak działają i - najważniejsze - czy warto korzystać z ich usług?
Biura realne i wirtualne
Pod pojęciem biura wirtualnego kryje się firma, która udostępnia swoim klientom adres, po którym można zarejestrować własną działalność gospodarczą. Jest to najbardziej podstawowa usługa świadczona przez biura wirtualne. Pod jednym adresem można rejestrować wiele podmiotów gospodarczych, a w przypadku szczególnie prężnie działających biur wirtualnych liczba zarejestrowanych firm sięga nawet kilkuset.
Idea, która stoi za taką praktyką, jest bardzo prosta. Każda firma musi być zarejestrowana pod jakimś adresem. Adres określa na ogół lokalizację siedziby firmy i miejsce, do którego należy kierować korespondencję. Położenie firmy jest o wiele ważniejsze, niż można sądzić. Firma, której siedziba mieści się w nowoczesnym, kilkudziesięciopiętrowym biurowcu stojącym w biznesowym centrum dużego miasta, wygląda w oczach klientów profesjonalnie i wiarygodnie. Wynajem przestrzeni biurowej w takich miejscach jest jednak bardzo drogi, a koszt prowadzenia biura jest niewspółmierny do realnych korzyści. Dlatego zamiast wynajmować i prowadzić rzeczywiste biuro, wiele firm decyduje się na założenie adresu wirtualnego.
Jakie usługi oferują wirtualne biura?
Korzyści wynikające z wynajęcia wirtualnego biura są różnorodne. Przede wszystkim, jest to bardzo tanie. Najbardziej podstawowa usługa, czyli udostępnienie adresu do rejestracji firmy, wiąże się z wydatkiem rzędu kilkudziesięciu złotych za miesiąc.
Oczywiście zakres usług świadczonych przez wirtualne biura na tym się nie kończy. Drugą usługą, z której powszechnie korzystają klienci biur wirtualnych, jest obsługa korespondencji. Pracownicy wirtualnego biura mogą przyjmować pocztę a także odbierać i przekierowywać telefony. Właściciele firmy mogą tymczasem w spokoju zajmować się pracą w miejscu zamieszkania.
Czasami pojawia się konieczność osobistego spotkania z klientem. Wirtualne biura nie są całkiem wirtualne - posiadają własną przestrzeń biurową, którą udostępniają, jeżeli zachodzi taka potrzeba. Jeśli więc chcemy się spotkać z klientem twarzą w twarz, to nic nie stoi na przeszkodzie. Wirtualne biuro udostępni pod swoim adresem (czyli adresem zarejestrowania firmy korzystającej z jego usług) odpowiednie pomieszczenie w wyznaczonym czasie. Umożliwia więc spotkania, przeprowadzanie szkoleń, narad i prezentacji.
Kto korzysta z wirtualnych biur?
Wirtualne biura zyskują na popularności zwłaszcza wśród osób, które dopiero rozpoczynają swoją działalność. Nic dziwnego - przy wszystkich swoich zaletach, trudno wskazać jakieś istotne mankamenty tego rozwiązania. Wynajem wirtualnego biura rozwiązuje problem braku miejsca do rejestracji firmy, braku miejsca na spotkania z klientem, czy braku lokalizacji, która przyciągałaby chętnych do skorzystania z usług wchodzącego na rynek przedsiębiorstwa.
Z wirtualnych biur korzystają najchętniej przedstawiciele wolnych zawodów, małe firmy i start-upy. Coraz częściej sięgają też po nie więksi gracze i trudno im się dziwić. Wirtualne biura pozwalają na znaczącą redukcję kosztów prowadzenia działalności, które nawet dla dużych przedsiębiorstw potrafią stanowić obciążenie.
Czy wirtualne biura są legalne?
Wirtualne biura budzą niekiedy wątpliwość, że ich działalność może nie być całkiem zgodna z prawem. Rzeczywiście, kilka lat temu zdarzały się sytuacje, w których Urząd Skarbowy odmawiał nadania numeru NIP z uwagi na niemożność wskazania rzeczywistego miejsca, w którym mieściłaby się siedziba danej firmy. W 2014 roku Naczelny Sąd Administracyjny rozwiązał te trudności wydaniem decyzji, w której stwierdzono, że podatnik nie ma obowiązku wskazywania lokalu, w którym fizycznie wykonuje swoją działalność. Oznacza to, że jeśli podajemy Urzędowi Skarbowemu adres wirtualnego biura jako miejsce prowadzenia działalności, to dla Urzędu Skarbowego musi być wystarczające. To, gdzie w rzeczywistości wykonywana jest praca, nie ma w tej sytuacji żadnego znaczenia.
Warto, czy nie warto?
Podsumowując, czy warto korzystać z usług biur wirtualnych? Odpowiedź musi być twierdząca: tak, warto. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, które pozwala zmniejszyć koszty, ułatwić prowadzenie firmy i uprościć jej wejście na rynek, co jest szczególnie istotne z perspektywy wszystkich, którzy dopiero zaczynają działalność.
Więcej informacji
Dowiedz się więcej - zobacz oferty. Wirtualne biuro Warszawa - sprawdź ofertę
